Как правильно передавать документы?

Случается, что нужно передать вашему контрагенту или партнеру какие-нибудь документы. Это могут быть различные уведомления о расторжении договоров, счета на оплату ваших услуг, претензии, требования и т.п.

В некоторых ситуациях это критично, т.к. часто с момента передачи таких требований начинают течь различные процессуальные сроки.

Например:

  • по делам о защите прав потребителей
  • для преимущественного права покупки долей в ООО
  • для преимущественного права покупки земельных участков сельскохозяйственного назначения субъектом РФ.
  • бывает, что в договорах встречается положение о том, что оплата услуг или работ осуществляется в течение, скажем, 5 дней с момента выставления счета на оплату.

Т.е. во всех этих случаях данные сроки для оплаты или для продажи объектов не начинают течь до тех пор, пока ваш контрагент не получит счет на оплату или соответствующее предложение (уведомление).

И соответствующие обязательства, например, по оплате ваших услуг даже не наступают.
Т.е. отправной точкой является момент получения счета на оплату или уведомления. И это нужно как-то фиксировать…

Поэтому важно знать, как правильно передавать документы. В противном случае, в нужный момент (скажем, в суде) не получится доказать, что ваш адресат их вообще получил.

Итак, как же правильно передавать документы?

 

 

Здесь два варианта:

  1. Передать лично в руки (или уполномоченному лицу).
  2. По почте.

1. Документы можно передать лично в руки и взять расписку о том, что они получены. Обычно на копии документов (а если бумаг много, то на их описи) ставят от руки надпись «Документы такие-то на руки получил – подпись и дата».

Ставить дату нужно обязательно!

2. По почте. У Почты России есть много различных способов пересылки сообщений. Но нас интересует только два из них, а именно…

Документы нужно пересылать с описью вложения и с уведомлением о вручении.

О чем идет речь?

Опись вложения – это собственно список тех документов, которые направляются вашему адресату.
Т.е. если шлете претензию, то опись является доказательством того, что вы направляли именно претензию, а не открытку с поздравлениями на День святого Августина.

Уведомление о вручении является уведомлением отправителя (т.е. вас) о вручении письма адресату. Другими словами, Вас уведомят о том, что адресат письмо получил - в нем будет указана дата получения послания.

Оба этих документа (опись вложения и уведомление о вручении) нужно хранить.

По какому адресу слать, если, например, их несколько?

Это очень важный вопрос…

Слать сообщения нужно обязательно на ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС или на адрес регистрации.
Это железное правило.

Если Ваш адресат ИП или юридическое лицо, то адрес регистрации можно узнать по его ИНН, ОГРН или наименованию на сайте налоговой службы –
http://egrul.nalog.ru/

Работает отлично – ни разу не подводили.

Если адресат - физическое лицо (без статуса ИП) – тогда все письма шлите по адресу регистрации в паспорте.

Если хотите, то дополнительно можете послать копии по другим адресам.

Но на юридический – обязательно.

Почему так?

Объясню…

Если лицу было направлено уведомление (или документы) по юридическому адресу (адресу регистрации), то оно считается надлежащим образом уведомленным (т.е. получившим письмо), независимо от того, получило ли оно его на самом деле или нет.

Это правило касается не только ваших отношений с контрагентом. Налоговая, суды и прочие органы всю корреспонденцию будут слать именно на юридический адрес (адрес регистрации)…

А если Ваш контрагент не контролирует свой юридический адрес, то… что ж тут скажешь?

Это его проблемы. И они, смею вас заверить, у него будут…

Отсюда два совета:

  • Шлите письма почтой на юридический адрес (адрес регистрации) с описью вложения и с уведомлением о вручении.
  • Всегда контролируйте почтовый ящик по вашему юридическому адресу (адресу регистрации).

 

Статьи по теме:

  1. Риски, связанные с покупкой юридического адреса

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (1 votes, average: 5,00 out of 5)
Загрузка...